档案是历史记录，代表着历史的真迹。在科学高速发展的今天，档案和档案工作已为人们所熟悉，但认为档案工作无足轻重者，依然大有人在！档案的价值是指档案的实用性，后人利用前人的档案，可节省人力、物力、智力、资金等。因此，如何收集、保管和保护好档案，必须冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，为实现档案管理的科学化、规范化、现代化做出应有的贡献。

我校建立档案工作管理机制始于2006年。在这之前，学校没有档案室，只有一个简易的资料室临时存放一些资料。由于没有把资料分类整理，教育教学工作中需要查寻资料时都颇费周折，严重地制约了学校的发展，学校领导早有意识完善档案管理，但苦于找不到合适的办法。2008年新一届学校领导通过学习区教育局下达的《关于建立健全学校档案工作的意见》的文件，更加认识到档案综合管理的重要性，决定把建立和规范我校的档案工作列入学校建设的议事日程，2008年9月将档案管理重新纳入学校发展规划，正式成立了档案工作机构，制定了一系列相应的规章制度。并在认真贯彻执行《广东省机关档案综合管理升级试行办法》、《广州市中小学档案管理工作规范》基础上，把完善档案管理、档案综合管理达到“省特级”的高标准作为学校2009学年到2011学年的三年规范中的重要目标之一，经过学校领导和档案小组全体老师的艰苦奋战，工作目标已落实完成。去年时值是我们学校建校20周年，档案室的升级完善，也是为校庆呈上了另一种意义的“献礼”。    

我校综合档案由1992--2012年中小学累计共室藏档案：其中党群类、行政类、教师业务类共计8110件；各门类档案共计4313卷。现有档案共九大门类（分别是：党群类、行政类、教育教学类、教师业务类、基建类、设备类、财会类、声像类、实物类）。所存档案最早时间为1992学年。根据《广州市广外附设外语学校档案综合管理规范要求》，全宗内档案保管期限定为永久、长期、短期三种。室藏中小学各门类档案累计如下:

1.党群类：3545件，永久117件、长期422件、短期3006件。

2.行政类：2764件，永久525件、长期1161件、短期1078件。

3.教育教学类:1855卷，永久212卷、长期895卷、短期748卷。

4.教师业务档案1801件，全部为长期。

5.基建类：268卷，永久192卷 、长期51卷、短期25卷。

6.设备类：70卷，长期66卷、短期4卷。

7.声像类：照片类，32卷， 全部永久；共1373张

光盘类, 108张，全部为长期。

8.实物类：323卷，全部为长期。

9.财会类:1532卷，永久4卷，长期48卷，短期1480卷。

10.上级文件汇编：26卷，全部长期。

11.本校文件汇编：33卷，全部长期。

12参考资料:16卷，全部永久。

13.档案目录:50卷 ，全部永久。（含中小学）

14.档案材料共：其中党群类、行政类、教师业务类共：8110件,永久642件,长期3384件,短期4084件。

各门类档案共：4313卷。

永久506卷,长期1550卷,短期2257件.

档案，在一般的印象里，往往是束之高阁的各种材料的汇编，只是在有需要的时候才提供给特定的人去查阅。

作为社会活动的直接的、原始的真实凭证，档案在索引考证方面有其他学科不可替代的作用。档案的原始材料是零碎的片段的，需要档案工作者捋清材料之间的内在的逻辑关系，从而使之成为一个有机的整体，然后立卷归档，妥善保管，以备后用。

这个工作流程确实是必要的。按照一般的常识，档案工作分六个环节，即，收集、整理、保管、统计、鉴定、利用，每个环节，既相对独立，又环环相扣，而最后一个环节是前五个环节的归结点，前者是手段，后者是目的，它集中体现了档案的核心价值，即使用价值。

在特定的时候才开箱查考，当然有利于档案的保护，却客观上影响了档案的利用价值。随着档案保护手段的越来越先进，互联网技术的越来越普遍，档案的利用空间也越来越大，利用形式也越来越多。

在这种背景下，如果档案材料只是束之高阁的材料汇编的话，削弱了档案的存在价值不说，显然也与资讯发达的当今极不相称。如何利用合适的机会采用灵活多样的形式充分发挥档案的使用价值，确实是一个值得思考和探索的问题。

我校规模大，人员多，档案工作量大，因此，全员参与非常重要。在升级工作中，我们做好分工，让大家一起体验整理和收集档案的过程，感受这项工作的难处，并从中懂得档案资料的重要性，并且从中得到了一次很好的培训，不少老师在平时上交资料时经常出现一些不规范的现象，通过这次的升级工作，他们都知道了相关的规范，同时也使老师们认识到档案综合管理的重要性和意义，可以说在这个过程中是我们对老师一次很好的培训。

我校的档案工作还有一些不足之处，新的形势对我校的档案工作提出了更新的要求，如何不断提高档案管理水平，充分发挥档案的利用价值，满足各方面的要求，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，使我校的档案综合管理工作向现代化、科学化管理迈上一个新的台阶。